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【文档名称】生物制品管理软件(局域联网绿色版)
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【版 本 号】Version2.0: G1 }6 M# {, N
! \5 o- B. G1 x) L( N! `9 J, w【使用单位】各级疾控中心、医疗卫生机构和管理运销等单位。9 J4 S: E* l4 m! W
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【运行环境】
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, c2 {) ^/ H% M m [软件要求] 操作系统为中文Windows95\98\NT\2000或Windows me\Windows XP等32位Windows系统,要求安装Microsoft Office 2003办公软件(注:编者未在64位操作系统和办公软件中测试。) H( B9 Q! S5 T3 ?) N; g& f
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[硬件要求] 可稳定运行于目前普通家用或办公电脑,CPU处理器配置最好是>1.00G以上,内存256M;另需安装能打印三联单(带孔边)的针点式打印机。
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" [( a8 U3 Y% ~【编写目的】 f1 v( u3 Z, b: v9 N4 f
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随着医疗卫生事业的高速发展,免疫规范制品种类也不断增多,同一种类既有不同厂家,不同工艺生产的各个批号等情况,又有价格的变化,给产品管理工作带来了许多的困难,以及针对产品的冷藏、存储、运输和接种等各环节;管理要求也随之而来更需规范化、高效率科学管理。因此,国务院已于2005年3月16日出台《疫苗流通和预防接种管理条例》相关法令性文件,并于2005年6月1日起正式实施。1 z" W& a/ b0 g
为了在实际工作过程中针对疫苗产品既要科学性规范化管理,做到其来源和使用等相关帐目的清晰明了、有据可查;同时也要减少工作人员承担的繁琐手写登记工作量,确保疫苗的购买领用过程不出现差错,及时掌握库存数量及预算等情况,编者结合在实际工作中取得的丰富管理经验,编写了生物制品管理专用软件。
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2 A2 r, L/ U5 Q- _, J【基本功能】
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本软件基本功能分9种为:入库登记、出库登记、库存统计、出入库查询、导出财务账、密码维护、系统设置、局域联网和使用说明。
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1. 入库登记(正确的入库才能确保出库和库存数据的正确性)
4 y# c6 d" P$ M( e% z 1.1 按批次将各产品依次进行入库登记,首先,进行入库详细、关联单位、入库日期、经手人等基本信息,只需选择一次即可。建议输入入库运输单号,并与上级供货单位运输单一致,便于溯源;然后,选择产品种类,在产品详称列表内点击本次入库产品,将各产品分批号和若有同批号不同价格的逐条登记并确认,最后按入库保存按钮。
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1.2 系统在入库登记、保存后将按照产品、批号和单价独立统计库存记录。注意:入库登记是本软件操作关键,只有正确的入库,才能保证出库和库存数据的正确,入库记录主要涉及产品的批号(建议批号要与实际相一致)、效期、数量和出入库单价,系统将按照不同产品、不同批号和不同单价区分库存记录。
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1.3 在依次按各产品、各批号、各价格进行入库登记时,若中途出现入库数量、批号、有效期、批准文号和出入库单价出现误输,只能在入库保存前直接选中并删除该条记录后重新输入(删除所有记录,则退出按钮有效);若入库保存结束后希望删除某条记录,则只能在出库登记内用备注和相应关联单位出库清帐。这样在库存记录与出入库记录比对时不会提示错误。$ ]; a6 Y- v. E! l
. {* I$ [" D$ M+ I$ E 1.4 在入库登记过程中,若修改产品单价时,双击鼠标可修改(其他如备注等字段有操作提示语),修改完毕后系统将自动修改系统设置中产品增设页的该产品相应单价,避免使用者的设置烦恼(零售价修改只能在系统设置菜单内设定)。7 X( V9 Q" q* k3 v- C
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1.5 所有的入库产品登记完毕后,按入库保存按钮,窗口退出按钮才有效。0 h- a1 p% d' \: q$ }
2 A7 D' ^3 X7 M5 |$ P: _. } 1.6 在入库登记中增设了一表多产品集合入库功能,按关联单位近二个月内入库登记产品筛选列表,若无入库产品,系统调入在用产品设置表作为入库单输入模板,用户可在一表内分别对各产品的批号、效期、入库数量和出入库单价,并有插入相同产品功能,方便多批号或不同单价的快速输入,同时对输入入库数量的记录提供检验提示功能,避免误差,无入库数量的产品,用户可忽略不必一一删除;若近二个月未曾入库的产品可在检验入库后仍可按传统方式追加入库记录或删除记录。/ h/ `2 C! p5 @, A3 p
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1.7 导出Excel表按入库批次进行分别保存,保存位置在本系统目录下导出文件夹下。3 n- q9 d6 c0 \4 H( E
5 } c* K' W+ B) U* _# X9 ~; }& q2. 出库登记
' S0 d' y" t5 T8 ]" _ 2.1 对现有库存产品的有效期短长排序(如此,故在产品详称列表中由于多批号和不同单价而会出现重复的产品详称),请依次进行出库登记,真实做到“近效期先出”的规范要求。出库登记时选中该批号产品,只需输入出库数量,同时会在左下角出现当前库存数量提示(红色为数量预警);注意请按真实日期输入出库日期,避免财务按月汇总时与当前库存数不符。9 T; {6 J4 ]7 Z$ Y y' R5 |
3 T# O# g6 @: H. h5 u2 X 2.2 每次登记完毕后,系统会及时消减该产品批号的库存数据,做到库存数据同步更新;以免出现输入的出库数量超过该产品批号的库存数量等错误情况,防止误操作。. Q+ m# a& B. t* D# R
8 N$ j) q* j& y: V' k 2.3 对该产品进行出库确认登记,中途无法修改,只能在出库保存前直接选中并删除该条记录后重新输入(删除所有记录,则退出按钮有效。)若出库保存结束后希望删除某条记录,则只能在入库登记内用备注和相应关联单位入库清帐。这样在库存记录与出入库记录比对时不会提示错误。' l' E& c- s- y9 y
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2.4 所有的出库产品登记完毕后,按出库保存按钮,运输单按钮和窗口退出按钮才有效。
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0 U8 n0 g/ J. b3 _' P9 T0 S 2.5 提供了二种打印方式的该批次的出库运输单,一是先生成Excel电子版运输单可预览修改,再手工送打印;二是直接送打印设备进行打印,减少手工书写登记工作量,提高效率。(提示:若出库保存后追加出库记录时,只能另开出库批次,但可将刚才打印的出库运输单作废,在[出入库查询]菜单内按操作日期和关联单位将查询结果进行重制运输单功能合并成一张电子版出库运输单,再送打印机打印来解决。)
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4 ^; w9 p! i/ c* W; b( l/ J7 R) { 2.6 在出库登记过程中,若修改出库单价系统将自动设置产品的相应出库单价,减少使用者的设置烦恼(零售价修改只能在系统设置菜单内设定)。
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2.7 在出库登记中增设了订制与上月(40天内)相同的出库单功能,按近效期原则自动配对,用户只需修改订单上的出库数量,快速进行出库登记,当出现红色库存不足记录时,同时会在该产品下自动添加所有不同批号的库存记录,供用户调整出库数量,无则表明只有一个批号库存,而无批号则表明无该产品;若上月未曾出库产品也可在完成订单后仍可按传统方式追加出库记录或删除记录。
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7 [) S2 d; n# s) i* X) D. n9 v- W 2.8 导出Excel表按出库批次进行分别保存,方便按出库日期或运输单号追踪产品流向,保存位置在本系统目录下导出文件夹下。
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3. 库存统计
: \8 d- n4 g# f" a" V9 i3 }# b 3.1 库存表每次显示将按有效期进行排序,若表中出现红色记录,则为效期预警内的记录,软件提供6种排序方式,可按表上相关字段快速排序查询,点击表中记录可详细了解该库存产品数量、有效期和出入库单价等信息。
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- B1 o- w, H2 g$ r1 ? 3.2 对特殊情况造成的库存数量差错,可进行数据修正补救工作,不过会造成修正后的库存数量与出入库记录比对不符,建议使用出入库菜单功能进行清帐。
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3.3 可导出、打印按产品编码自动排序的Excel库存核对表,便于工作人员在库房现场对所有产品批号、数量进行核对(注:下拉至库存表尾部灰色区域,双击鼠标可将[所见既所得]库存详细数据导出到Excel表)。4 `7 F+ z# |, H
; f( t3 x5 b0 R4 ? 3.4 提供了库存直观图,按产品种类分别汇总并显示免费和自费产品数量直方图,形象直观,一目了然。
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3.5 设置数量预警(默认值200支/粒)和效期预警(默认值60天),表中红色显示的记录为效期在该设置预警数值内,提醒用户及时调整出入库进程。
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0 v- p1 i9 }& l! z) n9 R& F9 s 3.6 修正保存入库单价后会重新计算库存总价,同时系统会自动设置产品的相应单价,避免使用者的设置烦恼。6 g) c' x# r2 V9 L1 u
3 i" I6 \& D' {; e4. 出入库查询
* ~! ~" F, A# r9 J 4.1 按默认条件可查询全部出入库原始数据,导出Excel数据,可保存在运行目录下,可进一步做数据分析(注:出库数量和出库总价为负)。
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. _& y4 a; x7 `# L* A 4.2 提供了查询条件快捷化方式,用户首先预选部分条件或按[开始查询]按钮显示所有记录,在表中点击某记录后,再点击上方条件框时会自动在该条件框内赋值,再进一步查询显示符合条件的记录。
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3 C& z' v+ ^ S3 G, N% l) |$ k, ` 4.3 根据相关查询条件,按产品详称与关联单位间进行交叉汇总统计,可追踪某产品、批号、数量及其关联单位。
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. d5 n* _ X% u2 S' a5 e 4.4 按年度导出电子版出入库流水账按照《疫苗流通和预防接种管理条例》要求便于长期保存档案;以及通过Excel强大的透视表功能进行扩展统计汇总。
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& R# q9 a# ~' ~& N0 d, j 4.5 根据以往历史入库情况按年度为统计单位进行入库预算(各产品入库数量的102%,再按10支/盒取整数,测算下年度需求数量)。
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/ e: I/ B7 a" O; s7 f @ 4.6 重制运输单,建议按出库批次查询,也可按出库日期和关联单位条件,将不同批次合并为一张出库运输单,并重新送打印机打印,也可提供财务收费开票(可复制粘贴到财务开票电子单上,同[导出财务账]菜单中收费单功能相似)。; ^! T; Q/ u9 T1 I8 Q! h4 o, `4 T, J0 \
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5. 导出财务账
/ J: g$ x2 S Z5 f% }: R: q 5.1 按财务方面的要求,筛选和导出2类自费产品入库和出库数量(注:出库数量和出库总价为负),导出Excel表可进行透视表功能扩展统计(注:下拉至筛选表尾部灰色区域,双击鼠标可导出到Excel财务筛选表。)$ ~. o* j5 ?0 F# x! ^
' l3 L6 c: l3 u6 {0 O2 ~, Z. y 5.2 收费单(A4纸1/2大小排版):通过操作日期与关联单位筛选条件,将筛选记录按产品详称和出库单价不同进行汇总统计,然后生成财务电子版收费单,在收费单上还标注产品的零售价(注:每单设计为固定容纳14条产品收费记录,汇总后若记录超出,将自动生成第2张收费单,依次类推),收费单上开票人和财务收费人姓名可在主机[系统设置]菜单使用单位页内设置。' f4 N! Y1 W# t! x1 A% p
/ i1 A f) B1 ~ 5.3 按产品详称与关联单位间进行交叉汇总统计,生成财务专用数量表和金额表,方便财务人员对2类自费产品进行财务核对、结算和汇总。
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6、密码维护:只对当前登陆用户进行屏蔽式密码更改。
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1 m( r$ g6 n" W1 v/ z7、系统设置 (注意:以下设置内容除用户添加外均需在主机上设置,通过局域联网更新辅机上的相同设置项。)
+ t6 ]- G3 S" f9 \( p* o- _ 7.1 产品增设:按照8位产品编码对产品种类、厂家、规格、生产工艺和包装不同加以区分,具体产品编码方案由上海市疾控中心陶黎纳医生制定(穷举了全国所有相关产品,进行了详细编码并建立了完整的产品信息分类数据库),已随本软件一起分发(文件名:cpbm.dbf),以后会随时更新。注意:8位产品编码是唯一码,可分1类免费和2类自费二种使用,本系统严格按此进行出入库、库存和财务的统计。用户在新增产品时请按软件提供的产品编码库添加在用产品种类、产品编码和详称,并分别选定产品的类别、入库价格、出库价格和零售价、数量预警(默认值200支/粒)、效期预警(默认值60天)以及批准文号(可空缺)等内容,对是否使用情况(默认为正在使用)进行全局替换(右击鼠标),完成后也可修改上述内容,退出系统设置后会对正在使用的产品的出入库单价进行了逻辑错误检验,便于入库数据登记(若单价逻辑错误在入库登记时会红色显示),还提供双击产品设置表导出到Excel表和选中某产品右击删除功能。
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7.2 关联单位:可按单位性质分为上级供货、门诊接种、产院、卡介苗门诊、犬伤门诊、特需门诊、学校企业和其他,由于使用本软件时需将本单位库存数据进行入库登记,请在关联单位添加一条单位简称为本单位;用户随时对系统涉及到的关联单位添加单位简称或选择性删除。(注:双击关联单位设置列表,可导出到Excel表。)
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$ W* R/ R2 h$ [ 7.3 出入详细:按出入库类型分入库详细和出库详细添加,软件已预设常规、库存、接种、应急、强化、报废、监测、购入、领入、借入、借出、退入、退出、其他等基本内容(点击向下键按钮可查看预设内容),用户还可自行新增内容。
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7.4 打印设置:打印出库运输单按照上海市CDC在2009年制定的通用格式设计可以记录运输过程的冷链监测情况,用户可按实际情况修改运输单标题名称和相关打印参数修改。(打印机选用针点式打印机,出库运输单用纸为约A4大小的带边孔三联打印纸。)8 F/ `% [& i7 k. { `' q
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7.5 用户添加:区分系统管理员和普通操作员权限进行添加用户和密码,也可删除用户(当系统只设一名用户时,删除功能无效)。第一位用户始终为系统管理员,而普通操作员则无权修改库存数据,不能操作入库登记和系统设置功能。, u% ~+ T2 m3 q! f$ |* X: ~
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7.6 使用单位:安装单位全称为必输项,以便在打印出库运输单时默认为供货方、在收费单上默认为收费方;收费单人员姓名作为[导出财务账]菜单生成电子版收费单的默认值。
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# x( d1 P% n, B! D0 G# H3 j' d" Z 7.7 数据备份:可根据数据备份目录选择相关数据库文件(默认为全选)的压缩备份,软件试用时先将设置完毕的文件进行压缩备份。若正式使用或恢复数据时,只需将压缩备份内的数据库文件替换原文件即可。
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8、局域联网:通过局域网可将主机数据,除用户信息加密库(文件名admini.dbf)外的其他所有数据传递到辅机(主机只能设置一台,避免数据操作混乱,而辅机可设置多台),供领导或财务人员及时主动更新数据,浏览查询或统计汇总,同时也可起到数据备份目的。(提示:联网设置方法请查阅本软件[局域联网]菜单。), _0 w5 h3 F( l* V1 E( j) Y
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9、使用说明:使用本软件前,请用户仔细阅读[使用说明],在操作过程中出现不解之处,可通过鼠标移动到相关位置停留查看提示语,双击左下角电脑图标显示申请码,可注册为正式版。
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8 h \: `9 E5 G1 v$ R【系统特点】0 [; E6 M9 f: [% p7 j% F
3 j9 t% y9 D# t3 T. v4 S1.对用户的密码采取加密保护以及屏蔽式输入,不容易造成泄密。6 i1 n( R8 ]0 L
: X2 d. \& Q. L; L$ e2.系统以独占方式调用子程序菜单运行模块,避免了二次重复运行;杜绝操作失误造成数据缺损,提高了系统稳定性。
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3.系统采取二级系统管理模式,即区分普通操作员和系统管理员使用权限,普通操作员无权修正库存数据、不能操作入库登记和系统设置功能,保障了数据的准确性。
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4.操作界面提供大量的提示帮助语言,清晰明了,简单方便;规范了管理工作操作流程。
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4 X" f; Y" Y, g% S* S+ g3 M- Q5.增加了智能化纠错功能,既加快用户操作速度,又防止录入错误,并提供系统后台逻辑检查。( @! O( m& P0 c. L/ e5 @! B- I
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6.预先设置各项环境参数,大多采用鼠标点击选择式输入,减少了键盘输入工作量,又可根据特殊情况通过鼠标双击目标处(如出入库单价,备注等字段)进行修改,方便操作,达到一劳永逸。
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% R6 p; V& \) a6 F0 e; a# i7 E% i6 w7.本软件与Microsoft Office 2003办公软件紧密嵌合,采用人们熟悉的Windows界面,将统计汇总数据导出到Excel表,可灵活操作、扩展统计和保存或打印。% d& J$ s" A8 i2 z4 Z$ |! \+ O
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8.安装简便,双击安装文件可在D:盘下自动生成《生物制品管理》文件夹,设置运行环境参数后即可在目前常用Windows32位系统下运行。
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+ a' Z, s' a( P) K【安装方法】
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# y/ N' d p) S _1.本系统为绿色版安装,双击安装文件可安装到您的电脑D:盘上生成《生物制品管理》运行文件夹,可自行进行重命名或移动该文件夹,但建议不要移动在C:盘下,因为电脑损坏往往都是C盘0道启动引导盘,一旦硬盘的0道损坏无法启动,历史数据就无法补救。
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2.为了方便运行本系统软件,安装时系统自动将<生物制品管理软件.exe>可执行文件在您的电脑桌面上创建一个同名快捷图标,双击该图标即可方便运行本系统软件。$ |" ?- p, ?. c( L: e/ [" R
! O# h3 Y K4 Q% t+ ]( |3.初次运行安装时,首先弹出系统设置窗口进行系统各项相关设置,设置完毕后退出时会进行逻辑检验,若有逻辑错误会出现提示信息。, W/ q/ M n3 G: G" n) L* _. ?0 O5 _
S3 g1 n& f, G/ W4.注意:在安装过程中程序会自动加载微软OCX日历控件和WZIP.OCX压缩控件。若加载不成功,则会提示未知的控件要求装载,可以查找到本目录下的MSCOMCT2.OCX和WZIP.OCX文件选择打开加载即可。另外,本系统为方便使用者加载控件文件,也相应提供了《OCX-install.bat》16位装载文件,只需双击该执行文件即可,编者保证该文件绝不含任何木马病毒,若出现杀毒软件误认或防火墙阻挡,请添加信任、允许所有操作并加入白名单,以便今后顺利运行。# K* E5 u9 r0 a4 v( \
( z$ A! Y" G4 b, E5、若增设局域联网功能,可将主机上的整个安装目录复制拷贝到辅机上,然后按照[局域联网]菜单内设置方法即可。 # x; U6 X' ?/ l2 F. y
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